โครงสร้างของระบบอีอาร์พี (ERP) มีความเชื่อมโยงหลายส่วนงาน เราจะรู้ได้อย่างไรว่า โปรแกรมอีอาร์พี (ERP) ที่ได้พัฒนาขึ้นมา หรือที่มีการใช้งานอยู่นั้น มีประสิทธิภาพ และให้ผลลัพธ์ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

ดังนั้น จึงขอแนะนำว่า ต้องมีการกำหนดวิธีการทดสอบการใช้งาน เพื่อเป็นการวัดประสิทธิภาพการทำงานของระบบ โดยแยกเป็นระบบงานต่างๆ  ดังนี้

1.       ระบบงานคลังสินค้า โดยเน้นเรื่องความถูกต้องของข้อมูลโดยเฉพาะจำนวนคงเหลือ, มูลค่าคงเหลือ, ต้นทุนที่ใช้ไป, การแก้ไข และข้อจำกัดในการใช้งาน  

a.       ทดสอบการบันทึกการเบิกจ่ายสินค้าพร้อมกัน เช่น
มีสินค้ารหัส 1000 จำนวน 10 ตัว จากคลัง FG แล้วทำใบเบิกสินค้า ดังกล่าว จากใบเบิก 2 ใบจำนวนใบละ 10 ชิ้น ในเวลาเดียวกัน (กด บันทึกรายการพร้อมกัน)
b.       ทดสอบการแก้ไขราคาต้นทุนสินค้า กรณีที่สินค้ามีการเบิกจ่ายไปแล้ว  เช่น
          -มีการบันทึกรับสินค้า รหัส 1000 จำนวน 10 ชิ้น ราคาหน่วยละ 10 บาท เข้าคลัง FG
          -ทำการโอนย้ายสินค้าดังกล่าว จากคลัง FG ไปยังคลัง WIP จำนวน 8 ชิ้รน
          -ทำการเบิกสินค้า รหัส 1000 จากคลัง WIP จำนวน 5 ชิ้น
          -พบว่าต้องการแก้ไขราคาสินค้า ในใบรับสินค้า เป็น 20 บาท
          -ทำการตรวจสอบ สต็อกการ์ด ว่าสามารถคำนวณ ต้นทุนได้ถูกต้องหรือไม่
c.       ทดสอบการเบิกสินค้าที่มีการควบคุม LOT
d.       ทดสอบการใช้งานร่วมกับ ระบบ Location management
e.       ทดสอบปัญหาเรื่อง สต็อกติดลบ
       -บันทึกรับสินค้า วันที่ 10/1/2023 รหัสสินค้า 1001 จำนวน 10 ชิ้น เช้าคลัง FG
         -บันทึกเบิกสินค้า วันที่ 5/1/2023 รหัสสินค้า 1001 จำนวน 5 ชิ้น จากคลัง FG ต้องทำไม่ได้
         -บันทึกเบิกสินค้า วันที่ 11/1/2023 รหัสสินค้า 1001 จำนวน 5 ชิ้น จากคลัง FG ทำได้ สินค้าคงเหลือ 5
         -ลบรายการสินค้า ในใบรับสินค้า ของวันที่ 10/1/2023 ออก ทำไม่ได้ เพราะ …
         -แก้ไขจำนวนในใบรับสินค้า วันที่ 10/1/2023 เหลือ 4 ชิ้น ทำไม่ได้ เพราะ …
         -แก้ไขจำนวนในใบรับสินค้า วันที่ 10/1/2023 เหลือ 5 ชิ้น ทำได้
          
2.       ระบบงานซื้อ

a.       มีการทำใบขอซื้อ Purchase Request และ การอนุมัติ
b.       มีการทำใบสั่งซื้อ Purchase Order โดยการอ้างอิงจากใบขอซื้อ PR และการอนุมัติ PO
c.       รายการใบขอซื้อคงค้าง (หมายถึง ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วแต่ยังไม่ได้ทำใบสั่งซื้อ)
d.       รายการสินค้าค้างรับ (หมายถึง ใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้รับสินค้า)
e.       มีการทำรับสินค้าจากใบสั่งซื้อ และตรวจสอบสถานะใบสั่งซื้อ
         -ทดสอบกรณีที่มีการรับสินค้าครบจำนวนที่สั่งซื้อตาม PO ผลคือไม่มีรายการค้างส่งใน PO
          -แก้ไขรายการรับ ให้รับเพียงบางส่วน à ผลคือ มีรายการค้างรับ
         -แก้ไขใบรับสินค้า โดยเอกสารที่อ้างอิงเป็น ใบกำกับภาษี/หรือ ใบส่งของ ตรวจสอบการบันทึกบัญชีภาษีซื้อ
f.        ทดสอบการแก้ไขราคาสินค้า ในบิลซื้อ
          -บันทึกซื้อสินค้า วันที่ 10/1/2023 รหัส 1000 จำนวน 10 ชิ้น ราคาหน่วยละ 10 บาท
          -บันทึกเบิกสินค้า วันที่ 5/1/2023 เบิกรหัสสินค้า 1000 จำนวน 5 ชิ้น ทำไม่ได้ เพราะ…
          -บันทึกเบิกสินค้า วันที่ 11/1/2023 รหัส 1000 จำนวน 5 ชิ้น
          -แก้ไขราคาสินค้า จาก 10 บาท เป็น 20 บาท ให้ตรวจสอบ ราคาต้นทุนดังกล่าวในการ์ดสินค้า  
g.       ทดสอบการแก้ไขจำนวน
          -บันทึกซื้อสินค้า วันที่ 10/1/2023 รหัส 1002 จำนวน 10 ชิ้น ราคา 10 บาท
          -ทำการเบิกสินค้า วันที่ 5/1/2023 รหัสสินค้า 1002 จำนวน 5 ชิ้น ทำไม่ได้ เพราะ stock ไม่พอ
          -ทำการเบิกสินค้า วันที่ 10/1/2023 รหัสสินค้า 1002 จำนวน 5 ชิ้น
          -แก้ไขราคาสินค้าที่ซื้อ รหัส 1002 จากราคา 10 บาท เป็น 20 บาท ตรวจสอบสินค้าคงเหลือ และ การ์ดสินค้า
h.       ทดสอบการเพิ่มต้นทุนสินค้า
          -ทดสอบเพิ่มจาก g โดยมีการเพิ่มต้นทุนสินค้า เนื่องจากค่าขนส่ง รหัส 1002 จาก จากราคา 20 เป็น 25 บาท ตรวจสอบรายการในการ์ดสินค้า

3.       ระบบงานขาย 
a.       มีการทำใบสั่งขาย Sale Order และการอนุมัติ
b.       สามารถเรียกดูรายการสินค้าค้างส่ง จำนวนสต็อกคงเหลือ
c.       มีการทำบิลขาย โดยอ้างอิงจากใบสั่งขาย
          -วันที่ 10/1/2023 ทำการรับสินค้า รหัส 1003 จำนวน 20 ชิ้น ราคาหน่วยละ 10 บาท
          -ทำบิลขาย วันที่ 1/1/2023 รหัสสินค้า 1003 จำนวน 10 ชิ้น ทำไม่ได้ เพราะ …
          -ทำบิลขาย วันที่ 10/1/2023 รหัสสินค้า 1003 จำนวน 10 ชิ้น ราคาขาย 20 บาท 
          -ทำการแก้ไขต้นทุนสินค้า 1003 จาก 10 เป็น 12 บาท ให้ตรวจสอบ กำไรขั้นต้น เท่ากับเท่าไร
d.       ทดสอบการขายสินค้าเกินสต็อก
          -ทำบิลขาย วันที่ 12/1/2023 รหัส 1003 จำนวน 15 ชิ้น ทำไม่ได้เพราะ …
e.       แก้ไขราคาขาย
          -ทำการแก้ไขราคาขาย บิลวันที่ 10/1/2023 จาก 20 บาท เป็น 18 บาท 
f.        การรับคืนสินค้า ทำใบลดหนี้ คืนสินค้า
          -ทำใบลดหนี้คืนสินค้า เกินจำนวนขายที่ขาย โดยต้องอ้างอิงเอกสารบิลขาย
g.       การวางแผนการขาย (Sale forecast & สินค้าค้างส่ง)

4.       ระบบงานลูกหนี้
a.       ทดสอบการชำระหนี้ แบบปกติ
          -บันทึกบิลขาย, บันทึกลูกหนี้ยกมา กำหนดจำนวนเงิน และสกุลตามที่ต้องการ
          -บันทึกชำระหนี้ ด้วย เงินสด, เช็ค, เงินโอน, ตัดจากบัญชี, หักภาษี ณ ที่จ่าย, สามารถจ่ายเงินเกิน, ค่าธรรมเนียม หรือ จ่ายเงินขาดได้
          -บันทึกชำระหนี้ต่างประเทศ ตรวจสอบกำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
          -ทดสอบการรับชำระหนี้พร้อมกัน
b.       ทดสอบการชำระหนี้ ก่อนวันที่ตั้งหนี้
c.       ทดสอบการหักเงินมัดจำ และตรวจสอบเงินมัดจำคงเหลือ

5.       ระบบงานเจ้าหนี้
a.       ทดสอบการจ่ายหนี้ แบบปกติ
          -บันทึกบิลซื้อ, บันทึกเจ้าหนี้ยกมา โดยกำหนดจำนวนเงิน วันที่ครบกำหนด และสกุลเงินตามที่ต้องการ (THB, USD, …)
          -บันทึกการจ่ายเงินด้วย เงินสด, เช็ค, ตัดจากบัญชี, หักภาษี ณ ที่จ่าย, มีการจ่ายเงินเกิน / เงินขาดได้ หรือค่าธรรมเนียมได้
          -ชำระหนี้ต่างประเทศ ตรวจสอบกำไร/ขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
          -ทดสอบการจ่ายหนี้พร้อมกัน
b.       ทดสอบการจ่ายชำระหนี้ ก่อนวันที่ตั้งหนี้
c.       ทดสอบการหักเงินมัดจำ และตรวจสอบเงินมัดจำคงเหลือ

6.       ระบบวางแผนวัตถุดิบ MRP
a.       คำนวณความต้องการใช้วัตถุ ในแต่วันหรือสัปดาห์ล่วงหน้าได้ โดยสามารถคำนวณจาก
          -สต็อกคงเหลือปัจจุบัน, ใบขอซื้อคงค้าง, ใบสั่งซื้อคงค้าง, ใบสั่งขายคงค้าง, แผนการผลิต แล้วแสดง สต็อกคงเหลือในแต่ละวัน หรือ สัปดาห์ ได้ เพื่อว่าช่วงใดที่ทำให้สต็อกไม่เพียงพอ
          -สามารถแสดงรายการสินค้าในแต่ละรายการหรือเลือกเป็น กลุ่มได้
7.       การป้องกันการแก้ไขเอกสาร
8.       ทดสอบการ login
a.       Company ID ผิด ไม่มี Company
b.       Company ID ถูก, Username ผิด Username ไม่ถูก
c.       Company ID ถูก, Username ถูก, Password ผิด Password ผิดเกิน 3 ครั้ง รอ 5 นาที ถึงจะใช้งานได้ แม้ว่าจะใส่ถูกก็เข้าไม่ได้ จนกว่าครบ 5 นาที

9.       ทดสอบการเข้าใช้งานพร้อมกัน ***

หากสามารถทำการทดสอบระบบ ตามแนวทางที่นำเสนอไว้นี้ได้ ก็พอจะสามารถทราบได้แน่ชัดว่า ระบบอีอาร์พี ที่ได้ทำการทดสอบนั้นมีประสิทธิภาพครอบคลุมทุกด้านของระบบที่ดี ที่ควรมีหรือไม่? แต่อย่างไรก็ตาม การทดสอบนี้ ไม่ได้หมายรวมถึงแนวทางชี้วัดความเหมาะสมของแต่ละระบบซอฟต์แวร์ ว่าจะสอดคล้องกับธุรกิจแต่ละประเภทเสมอไป ส่วนนี้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบดูแลระบบในองค์กร ย่อมต้องสามารถกำหนด Business Requirement และทราบดีว่าจะกำหนดแนวทางเพื่อทำการทดสอบประสิทธิภาพของระบบอีอาร์พีได้อย่างไรบ้าง