ทราบหรือไม่ว่า กระบวนการวางระบบซอฟต์แวร์ หรือที่เรียกติดปากกันว่า Implement มีรายละเอียดปลีกย่อยที่หลายคนมองข้ามไป บ่อยครั้งที่ผู้คัดเลือกซอฟต์แวร์จะมองแต่ฟังก์ชั่นการทำงานที่รองรับและสอดคล้องกับการทำงาน แต่เผลอมองข้ามไปว่า OUTPUT หรือ รายงานที่จะได้จากการใช้ระบบซอฟต์แวร์นั้น จะสามารถตอบโจทย์ในการนำไปซึ่งการวิเคราะห์ได้อย่างแท้จริงหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนในการที่จะแนะนำอย่างคร่าวๆ เพื่อนำไปเป็นข้อประกอบในการพิจารณาวางแผน Implement (กรณีที่คัดเลือกซอฟต์แวร์ผ่านแล้ว) มีง่ายๆ ดังนี้
- สอบทวน ยืนยันรูปแบบปัจจุบันที่ใช้งาน แม้ว่าจะเป็นรายงาน ที่จัดทำขึ้นเองจากโปรแกรม Excel หรือระบบที่ใช้อยู่ก่อนที่จะเปลี่ยนซอฟต์แวร์ตัวใหม่ โดยทำการเปรียบเทียบด้วยว่ามีการใช้รายงานที่มีความซ้ำซ้อนกันหรือไม่ โดยควรได้รับข้อมูลจากผู้ที่จัดทำรายงานนั้นๆ เพื่อทราบในขั้นตอนการทำรายงานด้วย (How to)
- หัวหน้างาน หรือผู้จัดการ ที่จะต้องใช้รายงาน ควรทราบวิธีการจัดทำรายงาน และตรวจสอบได้ถึงที่มาของข้อมูล (ตระหนักให้เท่ากัน)
- ผู้บริหารระดับสูงต้องการรายงานวิเคราะห์ ตามวัตถุประสงค์ ที่จะนำไปตัดสินใจในเรื่องใดบ้าง (ต้องสอดคล้องกับข้อมูลที่ได้จากข้อ 1-2)
การกลั่นกรองข้อมูลความต้องการรายงานจากภายในองค์กรให้เป็นที่ชัดเจนเสียก่อน จะทำให้สามารถตั้งโจทย์ให้ทีม Implement นำไปวิเคราะห์และพัฒนางานที่เป็นประโยชน์กับผู้ใช้งานได้ใกล้เคียงกับที่ต้องการมากที่สุด ส่วนประเด็นของการที่อาจจะยังได้รับรายงานไม่ตรงความต้องการ หรือไม่เพียงพอ ก็อาจมีความเป็นไปได้อยู่บ้าง แต่ก็ขึ้นอยู่กับว่า ทางผู้เสนอซอฟต์แวร์นั้นๆ มีความยืดหยุ่นในงานบริการมากเพียงใด เช่น ยังมีการเสนอให้สามารถปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมกับรายงานเดิมที่ทำไปแล้ว หรือมีจำนวนรายงานที่เสนอให้จัดทำเพิ่มเติมได้อีกในระหว่างรับประกันหรือไม่ ข้อตกลงเหล่านี้ หากมีการทบทวนยืนยันกันให้ชัดเจนเสียก่อน ก็จะไม่มีการทะเลาะในภายหลัง หากแต่ยังให้ประโยชน์ในการทำงานร่วมกันทั้งสองฝ่าย
และหากองค์กรใดที่มีบุคคลากรที่สำคัญ เช่น Admin หรือ IT มีความเข้าใจหรือพื้นฐานความรู้ของซอฟต์แวร์ที่คัดเลือกมา Implement ก็จะช่วยให้การทำงานเป็นไปด้วยความราบรื่นมากยิ่งขึ้น ซึงหมายรวมไปถึง กรณีที่ Deploy report แล้วสามารถควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้อย่างถูกต้อง เป็นไปตามนโยบาย
